Informatie voor scholen
Wat is Academic Office?
Academic Office is een platform dat je helpt bij de uitrol van je gratis Office 365 licenties, inclusief de desktoptoepassingen en onbeperkte cloudopslag via OneDrive naar leerlingen en leerkrachten.
Indien je een MS-KIS of OVS-ES overeenkomst hebt met Microsoft, kunnen je leerkrachten en leerlingen thuis gratis gebruik maken van Office 365, inclusief alle desktoptoepassingen, zoals Word, Powerpoint, Excel, Outlook en Access. Een gelijkaardig pakket in de winkel kost tot 150 EUR per jaar.
Maar voordat deze personen hiervan gebruik kunnen maken, zijn er heel wat te volgen stappen. Zo moet je eerst, speciaal hiervoor, een Office 365 tenant (beheersplatform) opzetten en moet je deze onderhouden. Daarna moet je ervoor zorgen dat de gratis licenties gekoppeld worden. Je zorgt ook zelf voor het verdelen van de licenties. En dan komt het grootste werk: je moet de leerlingen en leerkachten van ondersteuning voorzien wanneer zij vragen hebben of moeilijkheden ondervinden bij de installatie. En wat doe je met gebruikers die hun wachtwoord vergeten, of die andere vragen hebben?
Academic Office bespaart je al dit werk
Om te voorkomen dat uw school en haar medewerkers hieraan hun kostbare tijd moet besteden, kan Academic Office alle voorgenoemde zaken van je overnemen. Inclusief ondersteuning voor de leerlingen en leerkrachten, zowel telefonisch als per e-mail.
Verkrijgen van de gratis licenties
Academic Office zorgt ervoor dat de gratis licenties verkregen worden van Microsoft en dat ze via de juiste weg geactiveerd worden.
Aanmaken Office 365 tenant
Academic Office maakt een Office 365 tenant (dat is een beheersplatform voor de gebruikers) aan, enkel voor de gratis Office 365-licenties. Dit heeft geen enkel impact op andere systemen die bijvoorbeeld al in gebruik zijn. Wij activeren de licenties in dit systeem.
Aanmaken van vouchers voor gebruikers en communicatie
Academic Office bezorgt je voor elke leerling en elke leerkracht een flyer met alle informatie om de Office te activeren en installeren (max 2000 vouchers per school), inclusief unieke vouchercode gekoppeld aan de school. Deze zijn enkel aan de school gekoppeld, niet aan persoonlijke gebruikers. Je kan deze gewoon uitdelen aan alle leerlingen en leerkrachten. Academic Office zorgt ervoor dat met deze gegevens de gebruikers aan hun persoonlijke login komen. De flyer bevat ook alle contactgegevens van ons voor persoonlijke ondersteuning.
Ondersteuning
Dit onderdeel wordt het meest onderschat. Wanneer je als school aan 300, 500, 100, of 2000 leerlingen en leerkrachten Office geeft, hou er dan rekening mee dat er ook ondersteuning nodig is! Standaard moet deze ondersteuning voorzien worden door de school. Academic Office voorziet daarentegen een helpdesk dat zowel telefonisch als per e-mail te bereiken is. Op alle communicatie vermelden we zeer duidelijk onze contactgegevens.
Wat kost dit?
Academic Office vraagt een jaarlijkse bijdrage van 480 EUR excl. BTW voor de ganse school tot een maximum van 2000 vouchers. Maar voor dit bedrag regelen wij echt alles, ook de jaarlijkse hernieuwingen die moeten gebeuren, zonder dat leerlingen en leerkrachten hun Office opnieuw moeten installeren.
Wat verstaan wij onder 'voor de ganse de school'?
Dit is voor de entiteit (1 vestiging of een ganse scholengroep) waarop ook het MS-KIS of OVS-ES contract werd afgesloten voor een maximum van 2000 vouchers.Hoe ga ik met mijn school van start?
Vul het aanvraagformulier in
Vul het formulier in op onze website. Op basis van deze info zullen wij verder contact opnemen. Zodra we alle gegevens hebben van je school en je MS-KIS- of OVS-contract (ook hiermee staan we u bij), gaan we van start.
Hoe lang duurt het voor alles actief is?
Het duurt toch even voordat alles geactiveerd en correct geconfigureerd is. Zodra alles verwerkt is, bezorgen we je alle informatie. Dit omvat onder andere de flyers met unieke vouchercodes om uit te delen aan jullie leerlingen en leerkrachten.